La guía completa para autónomos: obligación legal, datos exigidos, diferencia entre emitidas y recibidas, plazos de conservación y sanciones
Ver Modelo 303 IVA
El libro registro de facturas es un documento contable en el que autónomos y empresas anotan de forma ordenada y cronológica todas las facturas que emiten a sus clientes y todas las facturas que reciben de sus proveedores. Es, en esencia, el historial fiscal de todas tus operaciones económicas sujetas a IVA.
No se trata de un archivo físico donde guardas los papeles: el libro registro es un registro estructurado de datos con campos concretos exigidos por la normativa para cada factura. Sirve como base para rellenar el Modelo 303 de IVA trimestral y para acreditar ante la Agencia Tributaria (AEAT) la realidad de tus operaciones económicas.
Existen dos libros registro principales para autónomos y pymes:
La obligación de llevar libros registro de facturas deriva de varias normas:
Estas obligaciones son independientes de la obligación de presentar el Modelo 303 o el Modelo 130 de IRPF. Incumplir cualquiera de ellas puede dar lugar a sanciones independientes.
La obligación es general para cualquier persona física o jurídica que realice actividades económicas sujetas al IVA en España. Concretamente:
La distinción fundamental es el sentido del flujo económico:
| Concepto | Facturas emitidas | Facturas recibidas |
|---|---|---|
| Quién las emite | Tú (autónomo o empresa) | Tus proveedores y acreedores |
| Destinatario | Tus clientes | Tú (eres el receptor) |
| IVA que contienen | IVA repercutido (lo cobras) | IVA soportado (lo pagas) |
| Efecto en el 303 | Incrementa el IVA a ingresar | Reduce el IVA a ingresar (deducción) |
| Número de referencia | Tu numeración propia (serie/número) | Número asignado por ti a la recepción |
| Artículo regulador | LIVA art. 63 / RD 1619/2012 art. 23 | LIVA art. 64 / RD 1619/2012 art. 24 |
En términos prácticos: el libro de emitidas es tu "ventas" y el de recibidas es tu "compras y gastos". La diferencia entre ambos es lo que determina si pagas IVA a Hacienda o tienes un saldo a tu favor.
El artículo 63 de la LIVA y el RD 1619/2012 exigen que el libro de facturas emitidas contenga, como mínimo, los siguientes campos para cada factura expedida:
| Campo | Ejemplo | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número/Serie | A-2026-0047 | Sí |
| Fecha expedición | 15/03/2026 | Sí |
| Fecha operación | 10/03/2026 | Solo si difiere |
| NIF destinatario | B12345678 | Sí (salvo fact. simplif.) |
| Nombre/Razón social | Distribuciones García SL | Sí |
| Base imponible | 2.500,00 € | Sí |
| Tipo IVA | 21% | Sí |
| Cuota IVA | 525,00 € | Sí |
| Recargo equivalencia | — | Solo si aplica |
El artículo 64 de la LIVA y el RD 1619/2012 establecen los campos mínimos para cada factura de proveedor registrada:
La AEAT no exige un formato específico para los libros registro. Lo que exige es que contengan los datos obligatorios, sean legibles y estén disponibles en caso de inspección. Los formatos aceptados son:
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Generar facturas gratisEl artículo 29.2 de la Ley 58/2003, General Tributaria, establece que los libros registro, documentos contables y facturas deben conservarse durante el período de prescripción de la deuda tributaria, que es de 4 años.
El cómputo de los 4 años empieza a contar desde el día en que venció el plazo para presentar la declaración correspondiente, no desde la fecha de la factura ni desde la fecha de la operación.
| Declaración | Vencimiento plazo | Conservar hasta |
|---|---|---|
| Modelo 303 — 1T 2026 | 20 de abril de 2026 | 20 de abril de 2030 |
| Modelo 303 — 2T 2026 | 20 de julio de 2026 | 20 de julio de 2030 |
| Modelo 303 — 3T 2026 | 20 de octubre de 2026 | 20 de octubre de 2030 |
| Modelo 303 — 4T 2026 | 30 de enero de 2027 | 30 de enero de 2031 |
Puedes conservar los libros registro y las facturas en papel o en formato digital. Si conservas en digital, el sistema de almacenamiento debe garantizar:
Un PDF firmado electrónicamente cumple estos requisitos. Un Word editable, no.
El incumplimiento de la obligación de llevar libros registro está tipificado en el artículo 200 de la Ley General Tributaria como infracción tributaria. Las sanciones varían según el tipo de incumplimiento:
| Tipo de infracción | Calificación | Sanción |
|---|---|---|
| No llevar los libros registro en absoluto | Grave | Multa fija de 300 € |
| Llevarlos con datos incorrectos o incompletos | Grave | Entre 0,5% y 1% del importe de las operaciones no registradas (mínimo 300 €) |
| No aportar los libros cuando los requiere la AEAT | Leve | 150 € por cada requerimiento no atendido |
| Llevar libros con retraso sistemático | Leve/Grave | Desde 150 € hasta el 1% de operaciones afectadas |
| No conservar los libros durante 4 años | Leve | 150 € a 6.000 € según la cuantía de las operaciones afectadas |
| Incumplimiento en régimen SII (subida tardía) | Leve | 0,5% del importe de las facturas con retraso (mínimo 300 €, máximo 6.000 €) |
El SII (Suministro Inmediato de Información) es el sistema implantado por la AEAT desde el 1 de julio de 2017 que sustituye a los libros registro tradicionales por una llevanza electrónica en tiempo real directamente en la sede de la AEAT.
La gran mayoría de autónomos individuales no están obligados al SII por quedar muy por debajo del umbral de facturación. Solo deben llevarlo si se inscriben voluntariamente en el REDEME.
| Tipo de registro | Plazo para subir a la AEAT |
|---|---|
| Facturas emitidas (en general) | 4 días hábiles desde la expedición |
| Facturas emitidas por destinatario (bienes) | 4 días hábiles desde el devengo |
| Facturas recibidas | 4 días hábiles desde la fecha de registro contable |
| Operaciones intracomunitarias | 4 días hábiles desde el inicio del transporte |
En el SII se excluyen sábados, domingos y festivos nacionales del cómputo de los 4 días hábiles.
El libro registro de facturas es un documento contable obligatorio para autónomos y empresas que recoge cronológicamente todas las facturas emitidas a clientes y todas las facturas recibidas de proveedores. Su obligatoriedad deriva de los artículos 62 a 64 de la Ley 37/1992 del IVA y se desarrolla en el Real Decreto 1619/2012 de Reglamento de Facturación.
Todos los autónomos y empresas que realicen actividades sujetas al IVA están obligados a llevar libro registro de facturas emitidas y recibidas. También quienes realicen adquisiciones intracomunitarias. Quedan exentos quienes aplican el régimen de recargo de equivalencia puro o cuyas operaciones están totalmente exentas de IVA.
El libro de facturas emitidas recoge las facturas que tú has emitido a clientes: registra el IVA repercutido. El libro de facturas recibidas recoge las facturas que has recibido de proveedores: registra el IVA soportado. Ambos se usan para rellenar el Modelo 303 trimestral de IVA.
Según el artículo 63 del Real Decreto 1619/2012: número y serie de la factura, fecha de expedición, fecha de operación (si es distinta), NIF y nombre del destinatario, base imponible por tipo impositivo, tipo de IVA y cuota tributaria. También el recargo de equivalencia cuando proceda.
El libro de facturas recibidas (art. 64 RD 1619/2012) debe incluir: número de recepción asignado por el receptor, fecha de expedición de la factura, fecha de recepción, NIF y nombre del emisor, base imponible, tipo y cuota de IVA soportado, e indicación de si el IVA es deducible.
El plazo mínimo de conservación es de 4 años desde que venció el plazo para presentar la declaración correspondiente, según el artículo 29.2 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003). En la práctica, si presentaste el Modelo 303 del 4T de 2026 el 30 de enero de 2027, debes conservar ese libro hasta el 30 de enero de 2031.
No. La AEAT acepta el libro registro en formato electrónico: hojas de cálculo Excel o Google Sheets, software de facturación homologado o exportaciones CSV. Lo importante es que los datos sean completos, legibles y estén disponibles ante una inspección. Debes poder imprimirlo o exportarlo en cualquier momento.
El SII (Suministro Inmediato de Información) es el sistema de llevanza electrónica de los libros registro de IVA en la sede de la AEAT en tiempo real. Es obligatorio desde 2017 para grandes empresas (facturación superior a 6 millones de euros anuales), grupos de IVA e inscritos en el REDEME. Los autónomos con facturación inferior a 6 millones no están obligados.
La infracción tributaria por incumplimiento de la obligación de llevar libros registro está tipificada en el artículo 200 LGT. La sanción puede ser multa fija de 300 € por no llevarlo, entre 0,5% y 1% de las operaciones no registradas por datos incorrectos (mínimo 300 €), o 150 € por no aportarlo ante requerimiento de la AEAT. La consecuencia más grave es la denegación de las deducciones de IVA.
Sí. Cualquier software de facturación que genere y almacene las facturas con los datos obligatorios cumple la función del libro registro, siempre que permita exportar los registros en un formato legible (PDF, Excel, CSV). Asegúrate de que el programa guarda los datos durante los 4 años de conservación obligatoria.
Las facturas simplificadas que superen los 400 euros de base imponible o que el destinatario solicite para deducir el IVA deben registrarse individualmente en el libro de facturas recibidas. Las que no superen ese importe pueden registrarse de forma agrupada por período y tipo impositivo.
El Real Decreto 1619/2012 es la norma que regula directamente el contenido del libro registro de facturas. Sus artículos 63 (libro de emitidas) y 64 (libro de recibidas) establecen los datos mínimos exigibles. Complementa la Ley 37/1992 del IVA y el artículo 29.2 de la LGT.
Puedes deducir el IVA de una factura recibida con retraso en el período en que efectivamente la recibes, siempre que no hayan transcurrido 4 años desde el nacimiento del derecho a la deducción. Regístrala con la fecha de recepción real e inclúyela en el Modelo 303 del trimestre en que la recibes.
Sí. Los autónomos en estimación objetiva por IRPF que realizan actividades sujetas a IVA están obligados a llevar el libro registro de facturas emitidas y recibidas. Si aplican el IVA en régimen simplificado, deben llevar además el libro registro de bienes de inversión cuando adquieran activos de este tipo.
La Ley del IVA exige que el IVA deducible esté registrado en el libro de facturas recibidas para poder deducirlo. Si la AEAT detecta en una inspección que has deducido IVA de facturas no registradas, puede denegar la deducción y aplicar sanciones. Mantener el libro actualizado es la garantía de que tus deducciones son válidas y auditables.