Publicado: 3 ago 2026
Por qué tu plantilla de Excel o Word deja de servir, qué riesgos tienes ya con Hacienda y cómo pasar a una factura legal conforme con Verifactu sin pagar ningún SaaS
Migrar gratis al generador VERI*FACTUMiles de autónomos en España siguen facturando con una plantilla de Excel o Word heredada de un compañero, de una gestoría o descargada de un foro hace años. Funciona, es gratis y "siempre se ha hecho así". El problema es que esa costumbre choca de frente con dos normativas que ya están en marcha: la obligación de numeración correlativa sin huecos (vigente desde siempre, pero rara vez auditada hasta ahora) y Verifactu, el nuevo sistema de facturación verificable de la AEAT que será exigible a partir del 1 de julio de 2027 para autónomos.
Este artículo explica, sin tecnicismos, por qué un archivo .xlsx no puede cumplir Verifactu por diseño, qué riesgos existen ya hoy —antes incluso de que la norma entre en vigor— y cómo migrar tus facturas a un sistema conforme sin pagar ninguna suscripción mensual.
Verifactu no valora si tu factura "tiene buena pinta". Exige que el Sistema Informático de Facturación (SIF) que la genera cumpla cuatro propiedades técnicas que una hoja de cálculo estándar no ofrece:
| Requisito Verifactu | Excel / Word | Generador conforme |
|---|---|---|
| Integridad e inalterabilidad | Editable en cualquier momento, sin rastro | Bloqueada tras emitir |
| Hash encadenado entre facturas | No existe | Automático, factura a factura |
| Numeración sin huecos garantizada | Depende de que el usuario no borre filas | Forzada por el sistema |
| Código QR + sello VERI*FACTU | No lo genera | Incluido en cada PDF |
| Registro de eventos y conservación | Manual, en tu propio ordenador | Automático |
Ninguna de estas carencias es un defecto de Excel como herramienta —es una hoja de cálculo, no un software fiscal—, sino una consecuencia de para qué se diseñó: editar datos libremente, exactamente lo contrario de lo que exige una factura verificable.
No hace falta esperar a que Verifactu sea obligatorio para tener un problema. Estos fallos son los más habituales en plantillas de Excel y ya pueden dar lugar a requerimientos de Hacienda:
Es habitual que gestorías pequeñas sigan trabajando con plantillas propias en Excel porque "siempre les ha funcionado". La recomendación es separar dos cosas: cómo emites la factura (debe salir de un sistema conforme) y cómo se lo entregas a tu gestoría para la contabilidad (puedes seguir exportando un CSV o un resumen en Excel para que lo cuadre, sin problema).
Migrar tú primero el software de emisión te protege como titular de la actividad —recuerda que la sanción de hasta 50.000€ recae sobre quien usa el sistema no conforme, no solo sobre quien lo programó— e independiza tu facturación de que tu gestoría actualice o no sus propias plantillas a tiempo.
Hoy sí, mientras Verifactu no sea exigible (1 de julio de 2027 para autónomos). Cuando entre en vigor, si tu plantilla automatiza cálculos o numeración se considera un SIF y deberá cumplir los mismos requisitos que cualquier programa de facturación.
Porque un archivo .xlsx es editable: se puede borrar una fila o cambiar un importe sin dejar rastro. Verifactu exige hash encadenado e inalterabilidad, algo que una hoja de cálculo estándar no garantiza por diseño.
La numeración correlativa sin huecos y la conservación de facturas ya son exigibles hoy. Los errores de numeración en Excel son de los primeros puntos que se revisan en una inspección de IVA o IRPF.
Exporta o revisa tu listado de facturas emitidas y date de alta ese histórico como registro, sin reemitirlo. A partir de la migración, emite todo lo nuevo ya desde el generador conforme, continuando la misma numeración del año.
No. Hay generadores gratuitos ya conformes, con sello VERI*FACTU, QR y hash encadenado, sin coste ni registro. La obligación es sobre el resultado, no sobre el precio del software.
Siguen siendo válidas tal cual se enviaron. No hace falta reemitirlas: solo conservarlas 4 años y no volver a usar esa plantilla para facturas nuevas del mismo ejercicio.
Pregúntale su hoja de ruta hacia Verifactu. Mientras tanto, puedes emitir tú mismo desde un generador gratuito ya conforme y pasarle solo los datos para la contabilidad.
No, si continúas la misma serie (de la 2026-045 en Excel a la 2026-046 en el nuevo sistema). No se puede reiniciar la numeración sin abrir una serie distinta y documentada.