Factura Proforma 2026: Qué es, Cómo Hacerla y Cuándo Usarla
La factura proforma es uno de esos documentos que todo autónomo acaba necesitando pero sobre el que rara vez se da información clara. En esta guía aprenderás exactamente qué es, para qué sirve, cómo se diferencia del presupuesto y del albarán, y cómo crearla correctamente sin cometer errores fiscales.
1. Qué es una factura proforma
Una factura proforma (del latín pro forma, "según la forma") es un documento comercial previo a la venta que presenta al cliente los detalles de una operación —bienes o servicios, cantidades, precios e IVA— con el mismo formato visual de una factura, pero sin ningún efecto fiscal ni contable.
La clave es que la factura proforma no es una factura oficial:
- No genera obligación de pago inmediata.
- No produce el devengo del IVA.
- No debe incluirse en el Modelo 303 ni en el Modelo 130.
- No es deducible para el cliente.
- No es un documento válido ante la Agencia Tributaria.
Su función es puramente informativa y comercial: sirve para que el cliente conozca exactamente qué va a recibir y a qué precio antes de que la operación se formalice.
2. Para qué sirve y cuándo usarla
Aunque no es un documento obligatorio en la mayoría de operaciones nacionales, hay situaciones donde resulta muy útil o incluso necesaria:
2.1 Comercio internacional y aduanas
En exportaciones e importaciones, las aduanas de muchos países exigen una factura proforma para calcular aranceles, retenciones o impuestos locales antes de que la mercancía se despache. Es el uso más extendido y formalizado de este documento.
2.2 Financiación bancaria o avales
Cuando un cliente necesita pedir un préstamo o aval para pagar una compra importante, el banco suele solicitar un documento con formato de factura que justifique el importe. La proforma cumple esta función sin que el autónomo tenga que emitir la factura oficial antes de cobrar.
2.3 Solicitud de anticipo o señal
Si un cliente quiere pagar una señal antes de que empieces el trabajo, la proforma le sirve como referencia documentada. Al cobrar el anticipo, sí deberás emitir una factura oficial (o una factura de anticipo parcial).
2.4 Presupuestos con formato formal
Algunas empresas o administraciones públicas exigen documentos con un formato concreto para sus procesos internos de aprobación. Una proforma con todos los datos fiscales cubre este requisito.
2.5 Confirmación de pedido antes de producción
En sectores como la impresión, fabricación a medida o servicios de larga duración, la proforma permite al cliente confirmar todos los detalles antes de que el autónomo inicie la producción.
3. Diferencias con presupuesto, albarán y factura
El error más habitual entre autónomos es confundir estos cuatro documentos. La tabla siguiente aclara las diferencias fundamentales:
| Documento | Momento | Efecto fiscal | Obliga a pagar | Declara IVA |
|---|---|---|---|---|
| Presupuesto | Antes de la venta | Ninguno | No (hasta aceptación) | No |
| Factura proforma | Antes de la venta | Ninguno | No | No (solo informativo) |
| Albarán | Tras la entrega | Ninguno | No | No |
| Factura oficial | Tras la venta/entrega | Total | Sí | Sí (Modelo 303) |
Presupuesto vs. factura proforma
El presupuesto es una oferta comercial: cuando el cliente lo acepta, se convierte en un compromiso contractual. La factura proforma da un paso más en el formalismo: incluye el desglose del IVA, los datos fiscales completos y se presenta con el mismo formato de una factura, lo que la hace útil para trámites documentales (bancos, aduanas). Sin embargo, ninguno de los dos tiene efecto fiscal hasta que se emite la factura oficial.
Albarán vs. factura proforma
La diferencia temporal es la clave: la proforma va antes de la entrega; el albarán va después, como constancia de que la mercancía o el servicio ya fue recibido. El albarán puede ir firmado por el cliente para acreditar la recepción.
4. Campos obligatorios de una factura proforma
La Ley del IVA no regula específicamente la factura proforma, por lo que no existe un modelo oficial. Sin embargo, para que cumpla su función y no genere confusión, debe contener:
-
Mención destacada "FACTURA PROFORMA"
Debe aparecer de forma clara en la cabecera. Puede añadirse también "Documento sin validez fiscal". -
Datos del emisor
Nombre y apellidos (autónomo) o razón social (empresa), NIF/CIF y dirección fiscal completa. -
Datos del destinatario
Igual que el emisor: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección. Necesario para trámites bancarios o aduaneros. -
Fecha de emisión y fecha de validez
La fecha en que se emite y hasta cuándo es válida la oferta (recomendado: 15 o 30 días). -
Número de referencia proforma
Opcional pero recomendable. Usa una serie separada: PRO-2026-001, PRO-2026-002, etc. Nunca uses la misma numeración que tus facturas oficiales. -
Descripción detallada de bienes o servicios
Cuanto más detallada, mejor. Incluye unidades, referencia del producto, descripción del servicio. -
Precio unitario y subtotal
Precio por unidad y total por línea de producto/servicio. -
Base imponible, tipo de IVA y cuota
Solo a título informativo. Añade "IVA no deducible — documento sin validez fiscal". -
Total general
Suma de base imponible + IVA informativo. -
Condiciones de pago y entrega
Si procede: forma de pago, plazo, IBAN, dirección de entrega, incoterms en exportación.
5. Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Paso 1: Abre tu programa de facturación o una hoja de cálculo
Muchos programas de facturación (Quipu, Holded, Factura Directa, etc.) incluyen la función de proforma. Si no tienes uno, puedes usar Excel o Google Sheets con la plantilla que ofrecemos más abajo. El aspecto debe ser profesional y similar al de una factura real.
Paso 2: Añade la cabecera "FACTURA PROFORMA"
Escribe en grande y en negrita "FACTURA PROFORMA" o "PRO FORMA INVOICE" si es para exportación. Debajo puedes añadir: "Documento sin efecto fiscal ni contable. No válido ante la AEAT."
Paso 3: Completa los datos fiscales de emisor y destinatario
Incluye tu nombre completo o razón social, NIF, dirección, teléfono y email. Haz lo mismo con los datos del cliente. En exportaciones, incluye también el país.
Paso 4: Asigna un número de referencia
Usa tu serie de proformas: PRO-2026-001. Anota también la fecha de emisión y la fecha límite de validez de la oferta.
Paso 5: Detalla los productos o servicios
Línea por línea: descripción, unidades, precio unitario, descuento si lo hay y subtotal de línea. Cuantos más detalles, menos dudas del cliente.
Paso 6: Calcula el IVA (solo informativo)
Añade la base imponible, el tipo de IVA aplicable (21%, 10% o 4%) y la cuota resultante, siempre con la nota "IVA a título informativo — no deducible".
Paso 7: Añade condiciones de pago y vigencia
Indica la forma de pago prevista (transferencia, tarjeta, etc.), el IBAN si va a haber un anticipo, y el plazo de vigencia de la proforma.
Paso 8: Envía al cliente y guarda una copia
Envía en PDF. Guarda la proforma en tu sistema para poder relacionarla con la factura oficial que emitirás después. Cuando emitas esa factura, puedes referenciar el número de proforma.
6. Errores frecuentes y cómo evitarlos
No identificarla como proforma
Si el documento no lleva claramente "FACTURA PROFORMA", el cliente puede tratarlo como una
factura real e intentar deducirse el IVA. Resultado: inspección de Hacienda para ambos.
Usar la misma numeración que las facturas oficiales
Las proformas deben tener serie propia (PRO-XXXX). Mezclar series puede crear huecos en
tu numeración oficial, lo que levanta alertas en inspecciones de Hacienda.
Declarar el IVA de la proforma en el Modelo 303
El IVA de una proforma no se declara nunca. Solo declararás el IVA de la factura oficial
que emitas después. Declarar el de la proforma duplica el impuesto a ingresar.
Emitir la proforma y no emitir la factura oficial
Si recibes el pago del cliente, debes emitir siempre la factura oficial correspondiente.
La proforma no sustituye a la factura en ningún caso.
No poner fecha de validez
Sin fecha de validez, el cliente puede intentar exigirte el precio de la proforma meses
después. Pon siempre una vigencia: "Válida hasta el DD/MM/AAAA".
Enviar al sistema Verifactu
Las proformas no son facturas y no deben enviarse a Verifactu. Solo las facturas con
efecto fiscal pasan por ese sistema de registro de la AEAT.
7. Plantilla de factura proforma para autónomos
A continuación encontrarás una plantilla en texto estructurado que puedes copiar y adaptar a tu imagen corporativa. Para una versión en Excel o PDF editable, usa el Generador de Facturas de FacturandoZen.
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FACTURA PROFORMA — Documento sin validez fiscal
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Nº PROFORMA: PRO-2026-001
Fecha de emisión: DD/MM/AAAA
Válida hasta: DD/MM/AAAA
EMISOR DESTINATARIO
───────────────────────────── ─────────────────────────────
[Tu nombre / Razón social] [Nombre cliente / Empresa]
NIF: XXXXXXXXX NIF/CIF: XXXXXXXXX
[Dirección fiscal] [Dirección fiscal]
[CP, Localidad, Provincia] [CP, Localidad, Provincia]
[teléfono] [email] [teléfono] [email]
DESCRIPCIÓN DE BIENES / SERVICIOS
───────────────────────────────────────────────────────
Cant. Descripción P/u (€) Total (€)
────── ─────────────────────────── ───────── ─────────
1 [Descripción servicio 1] 1.000,00 1.000,00
2 [Descripción servicio 2] 250,00 500,00
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Base imponible 1.500,00
+ IVA 21% (inf.) 315,00
──────────────── ─────────
TOTAL APROX 1.815,00
⚠ IVA incluido solo a título informativo. No deducible.
Este documento NO es una factura. No tiene efectos
fiscales ni contables. No válido ante la AEAT.
CONDICIONES DE PAGO
Forma de pago: Transferencia bancaria
IBAN: ES00 0000 0000 0000 0000 0000
Plazo: 30 días desde emisión de factura oficial
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Para generar la factura oficial vinculada a esta proforma, usa nuestro Generador de Facturas Gratuito que cumple con todos los requisitos legales de 2026 incluyendo los campos de Verifactu.
8. Factura proforma y Verifactu 2026
Con la entrada en vigor de Verifactu y la obligatoriedad progresiva de la factura electrónica en España, es lógico preguntarse si las facturas proforma se ven afectadas. La respuesta es clara: no.
Verifactu (Real Decreto 1007/2023) obliga a que los sistemas de facturación generen registros verificables para las facturas expedidas con efectos fiscales. Una proforma no tiene efectos fiscales, por lo que:
- No debe enviarse al sistema VERI*FACTU de la AEAT.
- No requiere código QR de verificación.
- No necesita hash de encadenamiento.
- El software de facturación no la incluirá en los registros de facturas verificadas.
Lo mismo aplica a la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos. Las proformas quedan completamente al margen de esta normativa.
Herramientas y guías relacionadas
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento comercial previo a la venta que informa al cliente de los bienes o servicios, precios, cantidades y condiciones, pero sin efecto fiscal ni contable. No es una factura oficial: no genera obligación de pago ni de declaración de IVA ante la Agencia Tributaria. Debe llevar siempre la mención "FACTURA PROFORMA" o "Documento sin validez fiscal".
¿Cuándo debe emitir un autónomo una factura proforma?
Un autónomo emite una factura proforma cuando necesita confirmar con el cliente los detalles de un pedido, cuando el cliente requiere un documento con formato de factura para financiación bancaria, en operaciones de exportación donde las aduanas exigen un documento previo, o cuando se solicita un anticipo antes de iniciar el trabajo.
¿Qué diferencia hay entre factura proforma y presupuesto?
El presupuesto es una oferta comercial; cuando el cliente lo acepta, genera un compromiso contractual. La factura proforma presenta la operación con formato de factura (incluye IVA desglosado, datos fiscales completos) pero sin validez fiscal. El uso principal de la proforma es documental (aduanas, bancos, administraciones); el del presupuesto es comercial.
¿Qué diferencia hay entre factura proforma y albarán?
La factura proforma se emite antes de la entrega del bien o servicio. El albarán se emite después, como constancia de que la entrega ya ha tenido lugar y puede ser firmado por el cliente.
¿La factura proforma debe llevar número?
No es obligatorio, pero sí recomendable para el seguimiento. Si se numeran, las proformas deben tener una serie separada de la numeración de facturas oficiales, usando un prefijo como "PRO-" o "PROFORMA-". Esta serie nunca debe mezclarse con la serie de facturas reales.
¿El IVA de una factura proforma es deducible?
No. El IVA de una proforma es meramente informativo y no tiene ningún efecto fiscal. No se declara en el Modelo 303 ni es deducible para el cliente. Solo el IVA de la factura oficial genera obligaciones tributarias.
¿La factura proforma afecta a Verifactu?
No. Verifactu y la factura electrónica obligatoria se aplican únicamente a facturas con validez fiscal. La factura proforma queda completamente fuera de estos sistemas. No hay que enviarla al sistema de la AEAT ni registrarla en el software de facturación verificada.
¿Qué campos obligatorios debe tener una factura proforma?
Los campos estándar son: mención "FACTURA PROFORMA" destacada, datos fiscales del emisor y destinatario, fecha de emisión y validez, número de referencia proforma, descripción detallada de bienes o servicios, precio unitario y subtotal, IVA desglosado (solo informativo), total y condiciones de pago y entrega si procede.