Emitir una factura puede parecer sencillo, pero hacerla incorrecta es uno de los errores más frecuentes entre autónomos y pymes. Una factura con datos erróneos, sin los campos obligatorios o con el IVA mal calculado puede provocar que tu cliente no pueda deducirse el gasto, que Hacienda la impugne o que pierdas el derecho a cobrar el IVA repercutido. Esta guía te explica exactamente qué tiene que llevar cada factura según la normativa española (Real Decreto 1619/2012) y cómo emitirla en 7 pasos sin cometer errores.
¿Prefieres hacerlo automáticamente? Usa nuestro generador y la factura se rellena sola.
Generar factura gratisDatos obligatorios en una factura (art. 6 RD 1619/2012)
Antes de ver el proceso paso a paso, conviene conocer qué campos son legalmente obligatorios. El artículo 6 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece los datos mínimos que toda factura ordinaria debe contener:
| Campo obligatorio | Descripción | ¿Sanción si falta? |
|---|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Numeración correlativa y única. Puede usarse letras para las series (p.ej., A-2026-001). | Sí, infracción tributaria |
| Fecha de expedición | Fecha en que se emite la factura. No puede ser posterior al momento en que nace la obligación de facturar. | Sí |
| Fecha de operación | Si difiere de la de expedición, debe indicarse cuándo se realizó la operación (entrega del bien o prestación del servicio). | Sí, si difieren y no se indica |
| Nombre/razón social del emisor | Nombre completo o razón social del autónomo o empresa que emite la factura. | Sí |
| NIF/CIF del emisor | Número de Identificación Fiscal español del emisor. Si es extranjero, el NIF de IVA correspondiente. | Sí |
| Domicilio fiscal del emisor | Dirección fiscal completa (calle, número, CP, localidad, provincia). | Sí |
| Nombre/razón social del receptor | Datos del cliente: nombre o razón social. Obligatorio cuando el receptor es empresario o profesional. | Sí (en B2B) |
| NIF del receptor | NIF/CIF del cliente. Obligatorio en operaciones B2B y cuando el cliente solicite factura. | Sí (en B2B) |
| Domicilio fiscal del receptor | Dirección completa del cliente. Obligatoria en operaciones B2B. | Sí (en B2B) |
| Descripción de los bienes o servicios | Descripción suficientemente detallada de lo facturado. Debe permitir identificar sin ambigüedad el objeto de la operación. | Sí |
| Base imponible | Importe total sin IVA. Si hay descuentos, debe indicarse la base después de aplicarlos. | Sí |
| Tipo impositivo de IVA | El porcentaje de IVA aplicado: 21%, 10% o 4%. Si hay varios tipos, deben desglosarse por separado. | Sí |
| Cuota de IVA repercutida | El importe concreto de IVA en euros (base imponible × tipo). Debe figurar de forma separada del precio. | Sí |
| Importe total | Base imponible + IVA − retención IRPF (si aplica). Es el importe que el cliente paga. | Recomendado |
| Retención IRPF (si aplica) | Solo si el emisor es profesional sujeto a retención. Porcentaje y cuantía desglosada. | Sí, si aplica y se omite |
Los 7 pasos para hacer una factura correcta
Rellena los datos del emisor
En la cabecera de la factura, incluye tu nombre completo o razón social, tu NIF o CIF y tu dirección fiscal completa (calle, número, código postal, localidad y provincia). Si ejerces una actividad regulada por un colegio profesional, algunos sectores exigen también el número de colegiado. Asegúrate de que el NIF que pones coincide exactamente con el que tienes registrado en la AEAT, sin guiones de más o formatos distintos.
Añade los datos del cliente (receptor)
En las facturas B2B (entre profesionales o empresas) es obligatorio incluir el nombre o razón social del cliente, su NIF/CIF y su dirección fiscal. Pide siempre estos datos antes de emitir la factura, ya que una vez emitida solo puedes corregirlos mediante una factura rectificativa. Si el cliente es extranjero de la UE, necesitarás su número de IVA intracomunitario (VIES).
Detalla las líneas de productos o servicios
Describe cada concepto facturado con el suficiente detalle para que quede claro qué se está facturando. Incluye: descripción del servicio o bien, cantidad, precio unitario sin IVA e importe total de la línea. Si facturas proyectos largos, especifica el período o hito al que corresponde (p.ej., "Desarrollo web — Fase 1 — Mayo 2026"). Evita descripciones genéricas como "servicios varios" porque Hacienda puede considerar que no describe suficientemente la operación.
Diseño y maquetación de newsletter mensual — Junio 2026
Cantidad: 1 · Precio unitario: 350,00 € · Importe: 350,00 €
Calcula IVA y retención IRPF
Una vez tienes la base imponible (suma de todas las líneas sin impuestos), aplica el tipo de IVA que corresponde a tu actividad:
- 21% — tipo general: servicios profesionales, consultoría, marketing, diseño, tecnología, comercio al por mayor...
- 10% — tipo reducido: hostelería, restauración, determinados alimentos, transporte de viajeros, servicios de limpieza de viviendas...
- 4% — tipo superreducido: pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos, periódicos y revistas...
- 0% — exento: sanidad, educación reglada, seguros, servicios financieros... (no aparece IVA en la factura pero debes indicar el artículo de exención)
Si eres profesional autónomo que presta servicios a empresas o profesionales, también debes aplicar la retención de IRPF:
- 15% — tipo general para profesionales
- 7% — tipo reducido para el año de inicio de actividad y los dos siguientes (debes comunicarlo al cliente en la factura o en documento aparte)
Base imponible: 1.000,00 €
+ IVA 21%: 210,00 €
− Retención IRPF 15%: −150,00 €
Total a pagar: 1.060,00 €
Asigna número y fecha de factura
Cada factura debe tener un número único y correlativo dentro de su serie. La numeración debe ser secuencial sin saltos ni huecos (1, 2, 3... o A-001, A-002...). Si llevas varias series (una para distintos tipos de clientes o actividades), cada serie tiene su propia correlatividad independiente.
La fecha de expedición es la del día en que emites la factura. Si la operación se realizó en una fecha distinta (entregaste el servicio antes de facturar), indica también la fecha de operación. Una factura no puede tener fecha anterior a la prestación del servicio.
Guarda la factura en tus registros
Una vez emitida, la factura debe quedar registrada en tu libro de facturas emitidas (obligatorio para autónomos en estimación directa). Este libro debe recoger: número de factura, fecha, NIF del cliente, base imponible, cuota de IVA y total. Si usas un programa de facturación, esto se hace automáticamente.
Conserva las facturas durante al menos 4 años (plazo de prescripción fiscal), aunque el Código de Comercio recomienda 6 años. Guárdalas en formato digital con backup, preferiblemente en PDF/A para garantizar la legibilidad a largo plazo.
Envía la factura al cliente
Puedes enviar la factura en papel o en formato electrónico. El envío por email en PDF cumple la normativa siempre que el cliente preste su consentimiento (tácito o expreso). No es lo mismo que la factura electrónica estructurada (formato FacturaE con firma electrónica), que a partir de 2026 será obligatoria progresivamente para empresas con más de 8 millones de euros de facturación y para las demás en el plazo que fije el reglamento de la Ley Crea y Crece.
En cualquier caso, guarda siempre confirmación de envío (acuse de recibo del email, sello de correos, etc.) por si hay disputas posteriores sobre si el cliente recibió la factura.
Con el generador de facturas FacturandoZen puedes crear, descargar en PDF y enviar facturas correctas en menos de 2 minutos, sin necesidad de registrarte.
Crear mi factura ahoraEjemplo de factura completa
Para que quede claro cómo se articula todo, aquí tienes un ejemplo de factura de un autónomo diseñador gráfico a una empresa cliente:
| FACTURA | |
|---|---|
| Número | 2026-042 |
| Fecha de expedición | 12 de junio de 2026 |
| Emisor | Carlos Martínez López · NIF: 87654321B C/ Fuencarral 88, 3.º · 28004 Madrid Actividad: Diseño gráfico (IAE 751) |
| Cliente | Comercial Distribuciones SA · CIF: A12345678 Pol. Industrial Norte, nave 12 · 46980 Paterna (Valencia) |
| Concepto | Diseño de identidad corporativa — Proyecto "Nueva Marca 2026" Incluye: logotipo, manual de marca y plantillas corporativas |
| Base imponible | 2.500,00 € |
| IVA 21% | 525,00 € |
| Retención IRPF 15% | −375,00 € |
| Total a pagar | 2.650,00 € |
| Forma de pago | Transferencia bancaria · IBAN ES12 1234 5678 9012 3456 7890 |
Errores más comunes al hacer facturas
- Descripción demasiado vaga — "Servicios varios" o "Trabajos realizados" no son suficientes. Describe específicamente qué se factura.
- NIF incorrecto del cliente — Verifica el CIF antes de emitir. Un CIF erróneo impide al cliente deducir el gasto.
- Saltar números de factura — Si no emites la factura 27, ese hueco levanta sospechas en una inspección.
- Olvidar la retención IRPF — Si eres profesional y tu cliente es empresa, la retención es obligatoria salvo excepciones.
- Emitir facturas con fecha retroactiva arbitraria — La fecha debe coincidir con la realidad de la operación.
- No conservar copia — Estás obligado a conservar copia de todas las facturas emitidas durante el período de prescripción.
- Cobrar en efectivo por encima de 1.000 € — Desde 2021, el límite de pago en efectivo entre empresarios es de 1.000 €. Por encima de esa cantidad, el pago debe ser electrónico.
¿Cuándo puedo usar factura simplificada en lugar de ordinaria?
La factura simplificada (antes conocida como ticket) solo está permitida en operaciones de venta al por menor, hostelería, transporte de viajeros, aparcamientos y otras actividades tasadas reglamentariamente. No puede usarse cuando el destinatario es un empresario o profesional que necesita deducirse el IVA. Si el importe supera los 400 € (IVA incluido) o si el cliente lo solicita, debes emitir siempre factura ordinaria completa.
Herramientas para hacer facturas fácilmente
Puedes crear facturas con múltiples herramientas, desde plantillas de Word o Excel hasta software especializado. Pero la opción más rápida si eres autónomo con volumen moderado es un generador online gratuito:
Generador de facturas FacturandoZen — Gratis, sin registro, cumple el RD 1619/2012 y genera PDF descargable en segundos.
Usar el generador gratisSi tu volumen crece, considera un software de facturación con libros de registro automatizados, recordatorios de pago y conexión con la AEAT. Las opciones más populares para autónomos en España son Holded, Suma Factura, Contasimple y Quipu, con precios desde 10–30 €/mes.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio incluir IVA en todas las facturas?
No. Hay actividades exentas de IVA por ley (art. 20 LIVA), como la sanidad, la educación reglada, los servicios sociales y los seguros, entre otras. Si tu actividad está exenta, no repercutes IVA y no tienes que presentar el modelo 303. Si eres autónomo en régimen general, sí debes repercutir IVA al tipo que corresponda: 21% para la mayoría de servicios, 10% para hostelería y alimentación general, 4% para bienes de primera necesidad.
¿Puedo facturar sin ser autónomo?
En España, emitir facturas de forma habitual y con ánimo de lucro requiere estar dado de alta como autónomo en la AEAT y en la Seguridad Social. Existen excepciones muy concretas: rendimientos del trabajo, operaciones ocasionales y aisladas, o rentas de capital. Si vas a prestar servicios de forma recurrente, debes darte de alta. Hacerlo sin alta puede acarrear sanciones de Hacienda y la Seguridad Social. Más info en nuestra guía sobre cómo facturar sin ser autónomo.
¿Qué es la retención de IRPF en una factura?
La retención de IRPF es un pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta que el cliente retiene al pagar tu factura e ingresa directamente en Hacienda en tu nombre (modelo 111 trimestral). El tipo general es el 15%. Si es tu primer año de actividad y los dos siguientes, puedes aplicar el tipo reducido del 7% comunicándolo al cliente. La retención reduce el importe que cobras, pero luego lo recuperas en la declaración de la Renta o reduce lo que tienes que pagar.
¿Qué diferencia hay entre factura ordinaria y factura simplificada?
La factura ordinaria es el documento fiscal completo, con todos los datos del emisor y receptor, y es la que deben emitir todos los autónomos en sus operaciones B2B. La factura simplificada (antes llamada ticket) solo requiere los datos del emisor, la descripción y el importe total con IVA incluido, pero no permite al receptor deducirse el IVA soportado. Solo está permitida en determinadas actividades de venta al por menor, hostelería, transporte de viajeros y otras excepciones tasadas por el reglamento.
¿Cuánto tiempo debo guardar mis facturas?
El plazo de prescripción fiscal general en España es de 4 años, por lo que debes conservar las facturas durante ese tiempo como mínimo. Sin embargo, es recomendable guardarlas durante 6 años por las exigencias del Código de Comercio. Para operaciones intracomunitarias y determinadas deducciones, el plazo puede extenderse a 10 años. Guárdalas en formato digital con backup y en papel si las recibes así.
¿Qué pasa si emito una factura con un número incorrecto o duplicado?
Las facturas deben tener numeración correlativa sin saltos ni duplicados dentro de su serie. Si cometes un error de numeración, no puedes anular una factura simplemente borrándola: debes emitir una factura rectificativa que haga referencia a la factura errónea, indicando el motivo de la rectificación. Las facturas rectificativas tienen su propia numeración en serie específica (por ejemplo, R-2026-001). Nunca elimines una factura ya emitida; eso puede interpretarse como fraude contable.